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OA知识库
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协同办公从现在开始 |
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"非典”疫情，已经使我们习惯了SOHO一族的生活。然而尽管SOHO远离了“非典”，也处理了简单的日常事物工作，但远不及在办公室的工作效率高，或许，我们现在需要的是更为简便、快捷的协同办公系统来协助我们。 目前，在政府上网、电子政务等国家重大工程的推动下，国内大多数企业都已经建立了各种各样的办公系统，但从应用现状以及需求来看，传统OA产品由于其自身的缺陷，将不可避免地导致一些问题的发生，记者在采访时发现，主要表现为以下三个方面： 信息孤岛 办公系统的分散开发和引入，使信息被封存在不同的应用平台和数据库中，定义和采集相互独立，从而形成了许多信息孤岛，大量有用的信息分散在各个“死角”，不能被有效地利用和共享。而建立一个高效的办公自动化环境的首要条件就是保证信息的畅通无阻和高效利用。 应用孤岛 传统OA系统难以与企业其它业务系统紧密集成，使得企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，工具落后、管理维护工作量大，各部门各系统往往形成一个个“应用孤岛”，企业需要花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换，以获取相应的信息进行分析，造成资源浪费和重复劳动，企业的运作效率大大下降。 资源孤岛 企业内部各部门之间的协同，以及企业内部与外部资源（包括客户和合作伙伴）之间的协同，在这个新信息时代越发凸现其重要性。企业必须建立一个动态的、可控的、统一的、全面集成和协作化的信息应用环境，从而使得企业内部资源（管理者、员工）和外部资源（客户和伙伴）能够在一个统一的平台上高度共享信息、协同完成各种复杂的业务处理、形成知识积累的科学体系、共同面对市场环境的变化。而传统的OA系统由于其体系架构相对陈旧，无法很好地建立起这样一个协同运作的环境。 因此，传统OA已经不能完全满足企业日益增长的需求，企业迫切需要一个可以实现整合内外资源的高效的信息系统，从而提升其管理水平。 协同（Collaboration）是上个世纪90年代末期兴起的管理思想。谈到协同，我们自然会想起团结的力量，就像Linux开发本身就是一种典型的协同开发模式一样，真正的协同应该能够产生巨大的效应。 我们在处理各种办公事务的时候，经常会用到四个方面的软件——名片、日程、文档、通信。任何一件事情都会涉及到以上两个甚至两个以上的应用模块。在这四个看似简单的应用里面，它们互相之间会涉及到频繁应用操作的相互整合，也涉及到各种用户数据互相之间的关联和一致性的处理。同样，我们还会涉及到用户跟用户之间，即人员之间的一种协作和数据的交换。由此得知，办公事务的处理，其实更需要一个协同的过程。 很多资料表明，在普通的商业通信里面，用的最多的还是邮件系统。但这仅仅是协同的一个组成部分。泛微工程师陈先生在接受记者采访时强调，真正的协同OA软件应该能够突破传统OA，它不仅有效地解决传统OA在企业管理上的难题，更以高度的协同性、集成性、可扩展性、可定制性满足企业全方位的办公管理需求。具体地说，它至少应该具有以下几个特点： 协同性 基于企业先进管理理念的协同CA系统实现了真正意义上的“协同性”，它将企业内部和外部的资源全部整合在统一的平台上进行管理，并提供单一的访问入口：以先进和开放的平台体系融合企业各种应用；以信息门户提供统一和个性化的访问入口；以工作流程打通企业运作各个环节，使资金流、物流和知识信息流无阻碍地流通。 协同OA软件所要达到的目的就是不仅实现企业内部各组织、各部门、各人员的协同，还将企业外部的客户和合作伙伴纳入管理平台，创建一个紧密结合、共同运作、动态调整的大协同环境体系。 知识性 知识的积累、共享和创新是企业得以生存和持续发展的第一动力。协同OA软件不仅是企业电子化运作的工具，还为企业搭建一个高效的知识管理平台，利用各种IT工具有效地管理、存储和分析企业各种结构化和非结构化的知识信息，并及时地把这些知识信息及时传递给需要的人，从而创建一个知识化的组织体系。 应用深化 协同OA软件系统所完成的不仅仅是简单的文档处理和公文流转，而是企业全面信息体系的前台构件，它一方面可以完成与企业后台构件（如ERP）的数据和应用整合，另一方面可以外延扩展其功能应用，完成ORM、HR、资产管理等功能，搭建适合企业应用的电子商务环境，并可根据企业的实际需求扩展应用。 可定制性 企业的组织结构、人力资源构成、工作流模式会随着企业内部和外部环境的变化而变化，而协同OA系统具有良好的可扩展性和强大的自定义功能，以适应组织结构和业务流程调整的需要，而无需进行最底层的开发，大大提高了系统的灵活性和适用性。 个性化 协同OA软件的用户所获得的信息和应用不应再是千人一面。通过协同办公的企业信息门户，将企业的所有应用和数据集成到一个信息管理平台之上，并以统一的界面提供给用户，使企业可以快速地建立个性化应用。它向分布各处的用户提供商业信息，帮助用户管理、组织和查询与企业和部门相关的信息。内部和外部用户只需要使用浏览器就可以得到自己需要的数据、分析报表及业务决策支持信息。企业信息门户突破“信息海洋”造成的工作效率低下的情况，并以友好、快捷的方式提供给访问者最感兴趣和最相关的信息。 |