机关办公自动化系统是实现机关内部各级部门之间以及机关内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的具有战略意义的信息系统。它的总体目标是：“以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖政 府办公部门的办公信息系统，提供政府与其他专用计算机网络之间的信息交换， 建立高质量、高效率的政府信息网络，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。” 因此，如何选择一个合适的应用系统平台，在其上建立适应办公自动化需求的功能强大的、方便管理的、界面友好的各种应用，是政府机关办公信息系统成功的关键。基于对机关用户需求的认识，以及在这一领域的成功经验，我们建议采用Lotus公司著名的邮件、群件与Web应用开发平台产品Notes/Domino作为办公系统的基本软件平台，结合必要的相关系统、产品与工具，构筑机关办公自动化系统(信息化管理系统)。

办公自动化系统功能需求分析

    尽管各个机关单位的业务和职能各不相同，因此对于办公自动化系统的需求也存在差异。但是一般而言，机关办公自动化系统均以公文处理和机关事务管理为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括收发文审批签发管理、公文流转传递、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等等应用。如果我们从系统功能角度对上述办公自动化应用做一粗浅的分析，就会发现办公自动化应用需求以及办公人员对信息处理的操作方式方面有着以下共同特点，这些功能需求是我们选择办公自动化应用系统的开发与使用平台时必须考虑的判断依据：

提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求
    信息是办公自动化、决策科学化的基础。电子邮件系统（以及更加广泛意义上的报文传递系统）作为信息传递与共享的工具和手段，满足办公自动化系统最基本的通信需求。换言之，电子邮件系统作为办公自动化的通信基础设施，主要提供了办公自动化系统“两方面的功能：
    １）直接作为一种应用提供人与人之间通信的手段，适应随时需要的电子化通信要求。
    ２）为各种应用提供通用的通信平台，灵活适应不同应用系统对通信平台的要求。”
    在上述两种办公自动化的基本通信需求中，前一种往往代表的是一种不规律的、随意性很大的通信需求，比如工作人员之间互相发送电子邮件，传送对方某种信息，或者是向工作人员临时发出一项通知等等，所传递的信息内容和传递的时间往往是无规则的。而后一种需求的特点则是比较具有规律性的，两个应用系统之间按照某种条件传递符合某种规范的信息内容。在办公自动化系统的建构和实际使用中，这两种需求是同样重要和必须的。从信息技术的角度出发，电子邮件功能是一种“推”技术，即发送方（人或应用）将信息通过存储转发技术推给接收方（人或应用）。
    从用户使用习惯出发，电子邮件功能是办公自动化系统的“门户”。因为工作人员很容易养成一种工作习惯，每日查看自己的电子邮件信箱，阅读处理有关信件；而且功能高级完整的电子邮件系统一般都具备新邮件到达提示功能。因此，办公自动化应用系统可以利用电子邮件系统的特点将每一项需要工作人员处理的信息或通知，制成电子邮件，直接投递到工作人员的电子邮件信箱。工作人员通过电子邮件信箱的声光提示信息（甚至可以通过电子邮件系统和无线寻呼系统的连接，用户通过BP机的寻呼信号获得电子邮件的到达通知和摘要信息），可以及时打开自己的电子邮件信箱，阅读有关邮件，并通过该邮件的指示（链接指针、URL等）自动打开相关的办公自动化应用系统，进行下一步的工作。在一个办公自动化系统中，针对不同的业务需求，通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一“门户”，每一个用户通过关注自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，看看哪些是需要处理的工作（在这种情况下，如果由于某种人为原因，没有及时查阅某个应用系统，就可能造成工作的延误）。办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统的用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。

二、办公自动化系统处理的信息内容包括了大量的复合文档型的数据。
    复合文档型数据不同于传统数据类型。所谓的传统的数据类型是指数值型、正文型数据。用传统数据类型在表达信息时要求信息具有严格的长度和格式（即所谓“结构化数据”），在处理信息时以关系运算和数学运算为特色。办公自动化所处理的信息的一部分符合传统数据类型的特点。但是，必须指出的是，办公自动化对信息的表达与处理方式的要求，是不同于传统数据类型的。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。在这样的文档处理系统中，要处理的信息除包括传统数据类型外，更多的是以各种格式化数据（如经过排版的文字）混合存在的形式出现的，如在行文中包含文字、图形、表格，分成各种段落等等，很难将这些数据信息限定长度和格式（如果是那样的话必然是以降低系统的功能为代价）；而且随着办公需求的进一步发展，多媒体信息（对象）也逐渐成为越来越重要的办公数据信息；同时办公自动化系统作为机关核心应用系统，必然需要和机关工作人员日常使用的桌面应用系统如Ms Office以及机关其他业务信息系统（如MIS与数据挖掘系统）、Web资源等等紧密集成，也就是说办公自动化系统所处理的信息还包含了各种各样的数据对象（如Word文件、1-2-3工作表等等）。这些区别于传统数据类型的信息，如果用一个概念来统一表示，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。对“复合文档数据”或“对象数据”的表示和存储管理是数据库技术领域的新领域。一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理就有“削足适履”之感，并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。更重要的是，用户在使用办公自动化系统（或文档处理系统）时，对信息的处理方式是不同于他们在使用主要是处理传统数据类型的应用系统时的。例如，用户在使用办公自动化系统时对信息的查询方式，除了像在使用传统数据类型系统时输入一些选择条件如范围、大小等等从而获得查询结果外，还需要有“全文检索”的查询方式，因为用户往往很难明确给出对文档（特别是文档内容）的查询条件，只能是以可能出现在文档中“词汇”作为查询条件，这就需要数据库系统提供对所有存储信息的全文检索引擎。此外，这些不同的信息处理方式还包括信息录入、输出的方式等等，如电子邮件、扫描仪、传真等均是系统输入输出的重要方式。当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。虽然文档数据库一般都包含了对传统数据类型的存储、处理运算能力，但是大量、高强度的数据统计和运算、分析能力往往是其不足之处。因此，必须针对办公自动化的具体需求，必要时需要集成关系数据库，充分发挥各自的长处，提供最终用户完整高效的数据存储和处理能力。
    办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。从信息技术的角度出发，数据库技术代表了“拉”技术，即信息共享技术。信息被集中存储管理，当用户需要信息时，主动地将数据库中的信息“拉”到自己的工作站上进行处理。